مديرية الشؤون الإدارية والمالية
تتولى هذه المديرية مهمة تنظيم وتسيير الشؤون الإدارية والمالية في الهيئة من موارد بشرية وتطوير مؤسسي ولوازم وخدمات إدارية، وإعداد مشروع موازنة الهيئة وإدارة الإنفاق وفق البرامج والمشاريع، وقبض الرسوم وإعداد التقارير المالية والحسابات الختامية، والإشراف على تنفيذ جميع الإجراءات المتصلة بإدارة الشؤون الإدارية والمالية في الهيئة. وذلك من خلال الأقسام التالية:
قسم التطوير المؤسسي:
المشاركة في إعداد ومتابعة تنفيذ الخطة الإستراتيجية للهيئة، وتطوير أساليب وإجراءات العمل في الهيئة بما ينسجم والخطة الإستراتيجية.
متابعة تحديث وتطوير الهيكل التنظيمي حسب احتياجات العمل ووفقاً للمستجدات والتطورات المختلفة التي تطرأ على أنشطة ومهام الهيئة، وتقديم المقترحات اللازمة بخصوصه.
إعداد وصف للمهام الرئيسية للوحدات التنظيمية في الهيئة وتحديثه بشكل دوري.
إعداد بطاقات الوصف الوظيفي وتحديثها بشكل دوري حسب احتياجات العمل، وذلك بالتنسيق مع الجهات المختصة.
إعداد دليل خدمات خاص بالهيئة بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية ذات العلاقة، وحصر الخدمات التي تقدمها الهيئة وإعداد بطاقة خاصة بكل خدمة وتحديثها بشكل دوري.
تنسيق عمل الجوائز والمشاركة في إعداد التقارير الخاصة بها ومراجعتها، والتنسيق مع الوحدات التنظيمية المعنية في الهيئة والجهات المانحة لتلك الجوائز.
دراسة احتياجات الهيئة من الموارد البشرية والإمكانيات المادية التي تساعد في تأدية مهامها وتطوير أدائها.
إعداد خطة التدريب الداخلي لموظفي الهيئة بما ينسجم مع الخطة الإستراتيجية والاحتياجات التدريبية للموظفين.
قسم الموارد البشرية:
الاهتمام بكافة الإجراءات الوظيفية للموظفين بدءا من التعيين وحتى الانفكاك عن العمل.
تنظيم إجراءات تعيين الموظفين الجدد في الهيئة واستكمالها حسب الأصول.
إعداد جدول تشكيلات الوظائف الخاص بالهيئة ومتابعة ما يطرأ عليه.
القيام بجميع إجراءات شؤون الموظفين من إجازات ومغادرات وترفيعات وزيادات سنوية وعقوبات.
إعداد ملف لكل موظف تودع فيه سيرته الذاتيه والعملية.
بناء قاعدة بيانات إلكترونية شاملة عن الموظفين كافة وتحديثها بشكل مستمر عن طريق البطاقة الإلكترونية.
قسم الخدمات الإدارية:
الإسهام في تحسين مستوى الخدمات الإدارية بمختلف أنواعها، وتوفير جميع متطلبات المديريات من الخدمات الإدارية، وذلك من خلال تأدية المهام التالية:
استلام البريد الوارد إلى الهيئة من الوزارات والدوائر والمؤسسات الرسمية وغير الرسمية، وتدوين وتوثيق البريد الصادر والوارد من وإلى هيئة الإعلام.
إدخال البريد الصادر والوارد على نظام الأرشفة الإلكترونية الخاص بالديوان.
طباعة الكتب الرسمية والوثائق والمراسلات التي تخص عمل الهيئة.
تنفيذ أعمال الصيانة العامة لجميع مرافق الهيئة وإدامتها، وتجديد عقود الصيانة مع الأطراف المعنية.
تقديم خدمة الاتصالات الهاتفية الرسمية للموظفين، والرد على المكالمات الواردة للهيئة من خلال المقسم.
مراقبة دخول وخروج الموظفين إلى الهيئة خلال أوقات الدوام الرسمي.
تنظيم حركة السيارات في الهيئة ومتابعة صيانتها وإدامتها، وتقديم خدمة النقل للموظفين للقيام بالأعمال الرسمية وتوزيع البريد.
نقل الكتب الرسمية والمراسلات بين مختلف المديريات والأقسام والشعب داخل الهيئة.
قسم اللوازم:
تنظيم عملية إدخال وإخراج اللوازم في المستودعات وفقاً للتشريعات المعمول بها.
متابعة عمليات الشراء عن طريق لجنة المشتريات.
متابعة عملية صيانة مبنى الهيئة، والآلات المستخدمة فيها مثل أجهزة الفاكس، والتصوير، والطابعات.
ترتيب وإدامة سجلات المستودعات، وجردها بشكل دوري.
متابعة جميع الإتفاقيات المبرمة مع الدائرة مثل صيانة البرمجيات أو عقود تنظيف مبنى الدائرة، أو أية عقود أخرى.
قسم المحاسبة:
إعداد مشروع موازنة الهيئة، ووضع الخطة اللازمة لتنفيذ هذا المشروع.
القيام بأعمال الإنفاق من مخصصات الهيئة على الأنشطة المختلفة وفقاً لأحكام القوانين والأنظمة والتعليمات النافذة.
تنظيم السجلات والقيود المالية والمحاسبية الخاصة بالهيئة وفقاً لأحكام النظام المالي والأنظمة والتعليمات الأخرى بما في ذلك حفظها وترتيبها وتصنيفها.
انجاز الحوالات المالية والمواقف المالية والخلاصات الحسابية ومطابقتها حسب الأصول.
قبض إيرادات الهيئة وتصنيفها وتسجيلها حسب الأصول.
قسم التدقيق:
تدقيق المستندات المالية والإجراءات المتصلة بها المتعلقة بأعمال الهيئة من نفقات وإيرادات وفق القوانين والأنظمة المعمول بها، وتقديم التقارير اللازمة.
تدقيق القيود في الدفاتر والسجلات.
قسم الرواتب:
إعداد الرواتب الشهرية للموظفين والاقتطاعات المترتبة عليها وفقاً للتشريعات المعمول بها، وصرفها حسب الأصول.
تنسيق مستندات صرف الرواتب، وتسجيلها على سجلات التأدية الخاصة.
إعداد وصرف علاوة النقل وبدل التنقلات والمكافآت للموظفين.
مكتب خدمة الجمهور
استقبال متلقي الخدمة والترحيب بهم ومعرفة الخدمة التي يرغبون بها، وإرشادهم الى المديرية المعنية بتقديم الخدمة، والإجابة عن استفساراتهم الخاصة بنشاطات الهيئة .
توفير النماذج والطلبات اللازمة لمعاملات متلقي الخدمة.
اعداد إحصائيات وتقارير دورية حول أعداد متلقي الخدمة والخدمات المطلوبة ورفعها الى التطوير المؤسسي.
تنظيم وتسهيل عملية اتصال متلقي الخدمة مع الأطراف المعنية بتقديم الخدمات المطلوبة داخل الهيئة.
الاحتفاظ بنسخ كافية من المنشورات والمطبوعات الخاصة بعمل الهيئة، اضافة الى الاحتفاظ بجميع نماذج الحصول على الخدمة.
القيام بتوزيع استبانات رضا متلقي الخدمات واستلامها منهم ومن ثم تسليمها الى قسم التطوير المؤسسي .
أية مهام أخرى يُكلف بها المكتب في مجال اختصاصه .